• Publiceret 23. februar 2021 -
  • Sidst opdateret 23. februar 2021

Ändringar i Riksarkivets riktlinjer för leveranser av statsförvaltningens arkiv i Finland

Från och med 1.1.2021 tar Riksarkivet i regel emot handlingar som ska arkiveras enbart i digitalt format. Riktlinjen omfattar statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra statliga myndigheter. Riksarkivet beslutar separat om de pågående leveranserna.

Den överlåtande myndigheten svarar för alla kostnader som hänför sig till överföringens olika skeden. Kostnaderna för överföringen omfattar även digitalisering av analogt material till digitalt format och eventuell förstöring av analogt material efter att det digitaliserats. Riksarkivet bistår vid överföringarna med olika avgiftsbelagda och avgiftsfria tjänster:

  • Avgiftsfri bevarande- och gallringstjänst (beslut om varaktig förvaring/arkivering)
  • Avgiftsfri styrning av överföringarna i olika tjänster
  • Avgiftsbelagda tjänster för beredning av material, förvaring av analogt och digitalt material, digitalisering, informationstjänst och förstöring
  • Massdigitaliseringstjänst där digitalisering av material och förstöring av analogt material i regel sker med separat finansiering (Massdigitalisering – Riksarkivet (arkisto.fi))

I enlighet med färdplanen för massdigitaliseringen kommer de material som enligt planen ingår i massdigitaliseringen fortfarande att digitaliseras centraliserat inom den tidsplan som finansieringen för massdigitaliseringen möjliggör.

Med stöd av arkivlagen (831/1994, 14 § 1 mom.) kommer Riksarkivet att 2021 ge en föreskrift om överföringen och vid behov andra bestämmelser och anvisningar utifrån dessa riktlinjer. Föreskriften har i januari 2021 skickats ut på remiss som en del av beredningen. Myndigheterna ska i alla skeden av processen följa denna föreskrift och Riksarkivets preciserande anvisningar för överföringen.

Riksarkivets åtgärder grundar sig på de senaste regeringarnas principbeslut och riktlinjer om digitalisering. Digitaliseringen har genom dem utvidgats till att omfatta alla handlingar som ska arkiveras från statliga myndigheter. Digitaliseringen av material som ska arkiveras främjar bättre tillgång till och användbarhet av arkivalier oberoende av tid och plats. Digitaliseringen möjliggör förnyelse av processerna och metoderna för informationshantering, befriar statliga ämbetsverk från pappersarkiv och påskyndar på så sätt ämbetsverkens övergång till en helt digital verksamhetsmiljö. Åtgärderna främjar på ett väsentligt sätt tillgången till och vidareutnyttjandet av material. Statens utgifter för arkivlokaler kommer på lång sikt att sjunka betydligt.

Video om massdigitalisering.