• Publiceret 30. oktober 2019 -
  • Sidst opdateret 30. oktober 2019

Danmark: Digital hukommelse – nye krav til, hvordan vi bevarer dokumentationen

Af Anne-Sofie Jensen, rigsarkivar
(Foto: Tom Jersø, Rigsarkivet)

Mange danskere har fulgt med i TV-serien ”De forsvundne arvinger”, som har været med til at vise, hvordan Rigsarkivet er en skattekiste af autentisk dokumentation, der giver den enkelte adgang til sin egen historie. Men Rigsarkivet har i høj grad også til opgave at sikre dokumentationen af hele det danske samfund og dets udvikling. Og den dokumentation er helt afgørende. Den understøtter retssikkerheden i samfundet, skaber et faktuelt grundlag for den demokratiske debat, kan give vigtige indsigter, når nye politiske beslutninger skal træffes og bidrager i det hele taget til en mere datadrevet offentlig sektor.

Nye tider – nye metoder

I århundreder er den opgave blevet løst ved at indsamle og bevare fysiske dokumenter i et utal af håndskriftsvarianter på pergament og papir med historier om høj og lav og om både det almindelige hverdagsliv og om store, historiske begivenheder. Men de senere årtiers digitalisering af samfundet betyder indlysende nok, at dokumentationen af det danske samfund sker på helt andre måder. Information i form af bits og bytes, lagret på medier og i formater, som kun har en begrænset holdbarhed, stiller andre og nye krav til, hvordan vi bevarer dokumentationen. Samtidig åbner det også mulighed for, at dokumentationen kan stilles til rådighed og blive brugt på helt andre måder og i et helt andet omfang. Så derfor skal Rigsarkivet – ligesom alle andre – løse de udfordringer og gribe de muligheder som den teknologiske udvikling og digitaliseringen fører med sig.

Over 8.000 historiske datasæt


Rigsarkivet tog tidligt udfordringerne fra digitaliseringen op. Allerede i 1973 oprettede Rigsarkivet en ”edb-sektion”, som – udover at stå for driften af Rigsarkivets egne edb-systemer – skulle sikre mulighed for, at data fra de stadigt flere store offentlige registre kunne afleveres til arkiv og bevares for fremtiden.

Gennem de mere end 40 år, hvor Rigsarkivet har arbejdet med digital bevaring, har arkivet opbygget en imponerende samling på mere end 8000 datasæt fra såvel offentlige myndigheders it-systemer som data fra forskningsprojekter, navnlig inden for samfunds- og sundhedsvidenskabelig forskning. Disse datasæt benyttes allerede i dag til både administrative formål og til ny forskning, men rummer på begge områder store, uudnyttede potentialer.

Udfordringer med ældre dataformer

Udfordringerne ved bevaring af digitalt materiale handler både om logisk og fysisk bevaring. Med logisk bevaring menes, at data skal bevares i en form, så de til stadighed kan læses og forstås. Dataformater kan blive forældede og det er ikke nødvendigvis en helt enkel opgave at åbne en fil, der er skabt med et ældre program. Medier bliver tilsvarende forældede, og det kan selv efter få år være vanskeligt at finde den rigtige teknologi til at tilgå ældre medier. Samtidig vil alle digitale medier før eller siden begynde at tabe data.

For at løse de udfordringer har Rigsarkivet implementeret en bevaringsstrategi, som baserer sig på et migreringsprincip. Det betyder, at data og digitale dokumenter ikke bevares i den form, de er skabt, men omformes/migreres til nogle få, helt bestemte formater, som vi har udpeget som velegnede til bevaring på langt sigt. Strategien er forankret i et princip om systemuafhængig bevaring, dvs. at det skal være muligt at læse og forstå data, uden at have adgang til det system eller det program, hvor de er skabt.

Data skal kunne bruges – og genbruges


Den standardiserede bevaring af data muliggør, at data fra de mange forskellige it-systemer i den offentlige forvaltning kan formidles og genanvendes på en standardiseret måde. Og det er helt afgørende, for vi indsamler og bevarer data med det formål, at de skal bruges igen. Uanset om der er tale om kriminalstatistik, karakteroplysninger eller klimadata, vil Rigsarkivet kunne tilbyde data til forskningsprojekter eller dokumentation i et format, som kan anvendes med nutidens teknologi.

Og når de medier og formater, som bruges til bevaring i dag, bliver forældede, sørger Rigsarkivet for migrering til nye medier og formater efter behov. Vores indsats afspejler en erkendelse af, at digital bevaring kræver en aktiv indsats med bevidste valg – ellers går data til, og samfundet bliver dement.

At Rigsarkivets bevaringsstrategi er udtryk for en aktiv og bevidst indsats, betyder også, at opgaven aldrig er slut. Den teknologiske udvikling stiller stadig nye krav til den måde, Rigsarkivet løfter opgaven på.

En del af den digitale forvaltning


Samtidig har myndighederne en berettiget forventning om, at det over tid skal blive så nemt som muligt at aflevere data til Rigsarkivet uden unødige omkostninger – og at det skal være nemt at få adgang til data igen. Rigsarkivet har derfor en ambitiøs digital vision, hvor Rigsarkivet er en vigtig komponent i og en integreret del af den digitale forvaltning, som også fremadrettet sikrer, at data kan afleveres, bevares og genbruges så effektivt som muligt.

Vi er klar over, at opgaven med til stadighed at kunne sikre den digitale bevaring er en udfordring, og vi spiller derfor en meget aktiv rolle i udviklingen af fælleseuropæiske arkivstandarder, i forventningen om, at både metode- og systemudvikling i fremtiden i langt højere grad kan ske i fællesskab med arkiver og andre bevaringsinstitutioner i resten af Europa.

Aktuelt står Rigsarkivet således i spidsen for et projekt, som skal skabe fælles standarder for digital arkivering i Europa. Ved en bevidst indsats for at sikre den digitale bevaring, er det Rigsarkivets mål, at vi også på det digitale område løfter opgaven med at bygge bro mellem fortid, nutid og fremtid.