• Publiceret 5. februar 2021 -
  • Sidst opdateret 5. februar 2021

Ny bevarande- och gallringspolitik i Finland

Ett av Riksarkivets strategiska mål är att ansvaret för styrningen av livscykelhanteringen av dokumentinformation är tydlig. Styrning av informationshantering och arkivering omfattar dokumentinformationens hela livscykel.

Fastställande av vilken information som ska arkiveras (förvaras varaktigt) görs i början av informationens livscykel, varvid dess beviskraft, tillförlitlighet och bevarande säkerställs genom att dokumentera informationens behandlingsfaser och ta fram tillräckliga metadata som verifierar användbarheten och tillgängligheten. Styrningen och bemyndigandet att meddela föreskrifter samordnas som en del av den styrning av informationshanteringen som hör till Finansministeriets förvaltningsområde. Riksarkivet deltar i beredningen av informationshanteringsnämndens rekommendationer. Vid utveckling av livscykelhanteringen av dokumentinformation bedrivs även samarbete med universiteten.

Riksarkivets lagstadgade uppdrag är att säkerställa att myndighetshandlingar som hör till det nationella kulturarvet och uppgifterna i dem förvaras. Att sålla fram den dokumentinformation som skall bevaras varaktigt och bestämma i vilken form informationen bevaras och tillgängliggörs är en av de mest krävande arbetsuppgifter för Riksarkivet i Finland. Den färska bevarandestrategin och gallringspolitiken skall bidra till öppenhet, insyn och transparens.

Bevarande- och gallringspolitiken som fastställdes 2012 har under åren 2019–2020 uppdaterats så att den beaktar såväl den europeiska som nationella lagstiftningens krav samt den offentliga förvaltningens digitalisering. Arbetsgruppen som utarbetade det nya politikdokumentet utförde bl.a. ett omfattande utredning om den nya Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning, den nationella dataskyddslagen och lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen samt bekantade sig med nordisk och europeisk praxis och diskussion om fastställande av bevarandevärde. Den nya politiken ger därmed också fakta för en kommande ändring av arkivlagen från 1994, som inte längre är i linje med den nyare lagstiftningen som gäller informationshantering. Exempelvis de för oss arkivarier självklara begreppen arkiv, arkivering, förvaring och varaktig förvaring har fått nya tolkningar i dataskyddsförordningen och lagen om informationshantering.

Vilka är då de bestående hörnstenarna i den nya finländska gallrings- och bevarandepolitiken? Förhandsgallringen som styrs av planeringen av informationshanteringen och arkivbildningen, samarbetet med myndigheterna och kontinuummodellen inom hanteringen av livscykeln för dokumentinformation står fortsättningsvis fast. Nyare inslag i bevarande- och gallringspolitiken är arkiveringen av personuppgifter som lyfts i fokus p.g.a. EU:s dataskyddsförordning. Även modellen och kriterierna för makrogallringen av digital information har utvecklats.

Läs hur vårt nya politikdokument klargör våra målsättningar, metoder och kriterier för bevaring av det dokumentära kulturarvet. En presentation av bevarande- och gallringstjänsten finns på vår hemsida.

Tilläggsinformation        Specialsakkunnig Tytti Voutilainen, Riksarkivet (fornamn.efternamn@arkisto.fi)